Nyhetsbrev Vitec Express, Version 2019.2 Säljstödskunder

NYHETER I VITEC EXPRESS, VERSION 2019.2
Denna release innehåller dels nyheter inom dokumentområdet, dels inom CRM – ett område som vi hela tiden förbättrar. Bland övriga nyheter kan nämnas nya energiprestanda-begreppet Primärenergital, en helt ny Provisionsrapport samt möjlighet att ta ut fastighetsutdrag utan taxeringsinformation. Nedan kan du läsa mer om detta och övriga nyheter.

Nyheterna finns tillgängliga från och med tisdagen den 9 april 2019.

DOKUMENT
Nu kan du göra utskriftspaket d v s ett paket som innehåller ett antal färdiga dokument för utskrift. Denna release innehåller även objektbeskrivning för kommersiella och tomt som s k Smartdocs. Fördelen med Smartdocs är att du kan välja att spara som mall och därigenom ändra de föreslagna texterna. Du kan också välja Smartdocs i de nya dokumentpaketen.

Vi har också lagt in ett nytt fält för Energiprestanda, ett s k Primärenergital, med anledning av nya regler från Boverket. Du kan nu dessutom göra ett fastighetsutdrag utan taxeringsinformation som oftast används vid förnyad kontroll inför kontraktsskrivning.

Dokumentpaket
Det finns nu möjlighet att skapa dokumentpaket med dokument som du vill arbeta med samlat. Dokumentpaket kan bara skapas med Smartdocs och distribuerade PDFer vilket just nu begränsar funktionaliteten en aning. Efterhand som fler och fler dokument görs om till Smartdocs ökar möjligheterna att skapa paket för bl a intag, kontraktsskrivning och tillträde.

Länk till info om dokumentförändringar >>

CRM

Förbättrad hantering av Tips och leads
Om du har automatisk omfördelning av tips och leads kan det hända att du inte får tag på kunden och vill pausa omfördelningen. En ny gul/orange knapp med texten “Ej svar” gör att tipset inte omfördelas förrän nästa dag samma tid. Behöver du ytterligare tid väljer du samma knapp nästa dag igen o s v. I tipsets logg framgår det att man försökt nå kunden utan framgång. Vi har också gjort det lite tydligare hur man delegerar ett tips eller lead vidare till annan användare med en delegera-knapp bredvid namnet på mottagaren.

Uppföljning av köpare och säljare
En uppgift som påminner om uppföljning av köpare och säljare efter tillträdet finns nu synlig som ett eget kort på sidan CRM/Mina aktuella. Ett kort för samtliga säljare och ett för samtliga köpare per objekt. Klickar man på korten kommer man till sidan Parter för respektive objekt men väl där behöver du markera på samtliga parter om du har följt upp dem eller inte, för att uppgiften på sidan CRM ska bli klarmarkerad. På sidan CRM syns uppgiften första gången en vecka efter att tillträdet är passerat. Därefter ligger uppgifterna kvar under Mina aktuella så länge inte uppföljningen är gjord i upp till tre veckor efter tillträdet. Även på startsidan räknar vi upp antalet uppföljningsuppgifter under Uppföljningar.

Objektrelaterade kontakturval
I objektlistan finns nu alternativ under Utför-menyn för att skicka e-post, sms eller lägga till i ringlista. Tanken är att du gör ett objekturval och på något sätt väljer att kommunicera med exempelvis alla säljarna. Antingen direkt med e-post eller sms eller om man hellre skapar en ringlista. Har du istället behov att utgå från kontaktlistan för att du vill kombinera med filter för kundmöten, bud eller annat som bara finns som filter i kontaktlistan så har vi lagt till ett antal filter med prefixet Objekt för att filtrera fram kontakter som har någon relation till objekt.

TÄNK PÅ att ett antal objektrelaterade filter i kontaktlistan är förändrade eftersom vi har behövt förbättra prestandan i systemet. Om du har sparade urval som hämtar upp säljare eller köpare bör du kontrollera så att urvalen använder den nya uppsättningen filter.

Notifiering för visningsbokningar
Du kan nu få en notifiering för spekulanter som bokar in sig på visning. Antingen som en så kallad “pling” dvs det indikeras högst upp i “kobjällran” i den svarta listen och/eller som ett sms om man önskar det. Inställningen hittar du under Inställningar/Notifieringar.

Utöka antalet visningsdeltagare
Vi har nu justerat så att du kan utöka antalet tillgängliga platser på en visning trots att spekulanterna redan har börjat boka in sig.

Prestandaförbättring för ringlistor och Spekulantsidan
Flera prestandaförbättringar har gjorts för sidan Spekulanter och för ringlistorna. Objekt med många spekulanter och stora ringlistor kommer nu gå snabbare att öppna och belasta databaserna mindre. Rent visuellt ser man också skillnaden under Köpare av/Säljare av och Spekulant på. Om det finns fler än fyra objekt att visa upp får du klicka för att hämta fler objekt.

ALLMÄNT

Förbättrad objektöversikt
Flera förbättringar har gjorts på objektöversikten. Bland annat ser du slutpriset på sålda objekt. Status och objekttyp visas tydligare och flera saker har tillkommit på översikten som personnummer på parter, fastighetsbeteckning, antal rum, extra kontaktperson, datum för uppdragsdag, kontraktsdag och tillträdesdag samt CRM-uppgifter som hör till objektet.

Energiprestanda
Sedan årsskiftet har Boverket infört ett nytt och lite bättre mått för energiprestanda, ett s.k. Primärenergital. Därför finns ett nytt fält för detta på korten för energideklaration. Det tidigare fältet Energiförbrukning finns kvar eftersom en energideklaration är giltig i 10 år.

Driftskostnader
Med anledning av att Fastighetsmäklarinspektionen utfärdat en varning för att fastighetsskatt inte redovisats som driftskostnad har vi i denna release kompletterat dokumentet Driftkostnader och sidan Beskrivningar i avsnittet för Drift med information till mäklaren.
Finns det taxeringsuppgifter inlagda som ger skatt eller en tomträttsavgäld så visas information om att dessa båda tillkommer utöver driftskostnaderna i uppställningen.

Provisionsrapporten
Provisionsrapporten är en ny rapport som ligger placerad i huvudmenyn tillsammans med rapporten för skickade sms. Just nu ser du bara rapporten om du ha kryss i rättigheterna under den nya sektionen för rapporter. Det är de firmor som du har en kopplad tillhörighet till som du kan se i rapporten. Har du inga rättigheter syns inte valet i huvudmenyn. Viktigt att komma ihåg är att beräkningarna för att sammanställa kan vara ganska tunga vilket är anledningen till att du bara kan se ett kontor och en månad i taget. En väldigt bra sak är att du kan få en sammanställning för kontorets provision exklusive moms direkt utan att behöva invänta överföring till beslutsstöd. En annan bra sak är att du kan filtrera affärerna på tre olika datum: Kontraktsdagen, Provision erhållen och Alla avtalsvillkor uppfyllda. Rapporten har två delar. En sammanställning som visar alla på det valda kontoret som har provision eller budget och en del som visar alla ingående inklusive eventuella delningar. Bägge delar går att exportera till Excel inklusive summaraden.


Budget per kontor
När du lägger in budget blir siffrorna numera alltid kopplade till ett visst kontor. Den stora vinsten blir att summeringarna i Beslutsstöd blir korrekta i de rapporterar som visar budget per kontor. Tidigare hade inte Beslutsstöd kännedom om vilket kontor en budget hörde till utan enbart vilken användare och det gjorde att summeringarna inte stämde när en användare var kopplad till flera kontor. Inlagd budget sedan tidigare har vi knutit till det kontor som majoriteten av alla försäljningar gjorts för i det kalenderåret som budgeten är inlagd för.

Byte av status på avslutade uppdrag
För att ändra status på sålda och avslutade försäljningsuppdrag där både kontraktsdatum och tillträdesdatum är passerade måste man ha fullständiga rättigheter. Användaren uppmanas att istället skapa kopia av objektet.

Bild på användare i e-postmallar
Nytt vad gäller e-postmallar är att du kan infoga en datakoppling för användarens bild.

Fastighetsutdrag utan taxeringsinformation
Precis som i tidigare system kan du nu även i Express välja att ta ett fastighetsutdrag med lägre kostnad genom att inte ta med taxeringsuppgifterna.

Fältet Avgår fasas ut i provisionskortet
Fältet Avgår i kortet Provision på sidan Affären har blivit överflödigt sedan vi infört en särskild uppställning för tillägg och avdrag. Fältet fasas därför ut vilket innebär att du inte kommer att kunna se Avgår på nya objekt eller objekt där du väljer att tömma alla värden under avgår.

Nyproduktion – projekt
På sidan Spekulanter har det lagts till möjlighet att se statusen strax under adressen.
Du kan ta bort spekulanten från projektet vid papperskorgen.
Det finns möjlighet att arbeta med lånelöfte även från sidan spekulanter samt en möjlighet att lägga till i ringlista från sidan spekulanter och sidan köpare.
På sidan Objekt kan du nu enkelt ta bort ett objekt från projektet även när du arbetar i listvyn. Nya objekt får statusen Uppdrag som standard istället för Till salu.