Nyhetsbrev från Vitec, Mars 2018

NYHETER I VITEC EXPRESS, MARS 2018
Vi är glada över att kunna presentera många nya förbättringar i Vitec Express mars-release. På dokumentsidan har ett stort arbete slutförts vad gäller uppdatering och översyn av ett stort antal juridiska dokument, där den juridiska granskningen har utförts av Magnus Melin och Fastighetsmäklarförbundet FMF.

Missa inte nyheterna på startsidans dashboard, flera nya crm-funktioner och den förbättrade budgivningsfunktion. Du får också en efterlängtad bildhantering samt flera förbättringar både för Utland och Nyproduktion. Beslutsstöd har uppdaterats och ett flertal andra uppdateringar inom olika områden har genomförts. Vi har nu också tre nya partners i Vitec Express.

Vi rekommenderar som vanligt att du läser igenom detta nyhetsbrev för att få ut så mycket som möjligt av Vitec Express – Sveriges modernaste mäklarsystem.

Nyheterna nedan finns tillgängliga från och med tisdagen den 20 mars 2018.
OBSERVERA! Efter uppdateringen kommer du att behöva logga in igen, även om du har kryssat i rutan ”kom ihåg mig” .


 

DOKUMENTFÖRBÄTTRINGAR OCH NYA DOKUMENT
Förutom de nya funktionerna nedan har vi tagit ett stort steg framåt vad gäller uppdateringen av de juridiska dokumenten. Arbetet med den juridiska granskningen har skett i samarbete med Magnus Melin och Fastighetsmäklarförbundet FMF. Vi släpper även några nya dokument från Mäklarsamfundet och vi har även uppdaterat en del av våra egna dokument.

Distribuerade PDF:er
Under inställningar och Dokument finns nu en funktion för Distribuerade PDF:er. Med denna funktion gör du exempelvis marknadsmaterial eller infodokument lättillgängliga bland dokumenten för en viss objekttyp. Vill du så går det bra att bocka i flera olika objekttyper om PDF:en kan användas till exempel både för villor och för bostadsrätter.

Rättigheter för dokumentinställningar
Rätten att göra dokumentinställningar går nu att dela ut som en särskild rättighet. Högsta nivån är att användaren får lov att ändra för alla. Nivån under avser de kontor man tillhör eller angivna kontor, och lägsta nivån tillåter endast ändringar i användarens privata inställningar.

Uppdaterade och nya dokument
Vi har tagit fram en omfattande dokumentation som noggrant beskriver alla dokumentförändringar både vad gäller utbud och innehåll i denna release. Vi rekommenderar starkt att du sätter dig in i skrivelserna i de juridiska dokumenten innan du tar dokumenten i bruk. Klicka på länken nedan för en fullständig dokumentation.

Läs mer om nyheter i juridiska dokument »


DASHBOARD

Till salu och Sålda i år i objektrutan
I objektrutan på startsidan finns nu statusen Till salu som en egen rad. Fortfarande kan du se och klicka på antalet objekt med pågående budgivning och med kommande visningar, men nu som delar av raden Till salu. Dessutom finns Antal sålda i år som en egen rad.

Kontorets antal i objektrutan
Ni som inte har egna pågående affärer eller som istället önskar se hela kontorets antal kan byta till kontorets objekt i en ny menyn överst i objektrutan.

Fler nycketal
Mina nyckeltal innehåller nu nyckeltal för antal kundmöten, sålda bostäder och provision mot budget för innevarande månad. Finns ingen budget inmatad i Express så visas istället antalet jämfört med föregående års siffror för motsvarade period. Längst ned i samma ruta hittar du även Hitrate som beräknas som andelen uppdrag per genomförda möten innevarande år.

Ny CRM-ruta
Kundmöten, Tips från kollegor, Leads från webben, Uppföljningar, Ringlistor. Kort sagt alla CRM-uppgifter ligger nu synliga i en egen ruta på startsidan. Listan är egentligen en sammanställning av det som finns under Mina aktuella på sidan CRM (tidigare benämnd Kundvård) och pilen i överkant på rutan leder direkt till den sidan.


 

CRM

Automatiska utskick
De automatiska utskicken för till exempel matchning, målstyrning och uppdragsrelaterade utskick fungerade tidigare otillfredsställande så fort antalet utskick ökade. Vi har nu gjort flera åtgärder för att komma tillrätta med dessa problem. Vi har dessutom flyttat inställningen för automatisk matchning till sidan Annonser och tjänster så att det ska bli ett mer naturligt flöde för användaren att inkludera sitt objekt i den automatiska matchningen. Observera att det måste finnas ett matchningsutskick upplagt för att inställningen ska bli synligt på sidan Annonser och tjänster.

Administration av sms- och mailmallar
Nu finns det äntligen ett verktyg för att skapa egna utskicksmallar i Express. De mallar som finns i Express från början är markerade som originalmallar. Vill du göra en anpassning av en sådan mall skapas en kopia så att du hela tiden kan återgå till oirginalmallen. När du väljer att anpassa en originalmall eller då du skapar en helt ny mall kan du välja om mallen ska vara synlig för alla eller enbart för det egna kontoret. E-postmallar är komplicerade på det viset att de bygger på HTML så där kommer du behöva ta hjälp av t ex den webpartner du använder för din hemsida för att det ska blir en bra mall. SMS-mallar är däremot okomplicerade och lätta att skapa eftersom de enbart innehåller ren text. För båda varianter kan man infoga en så kallad datakoppling som gör att mallen byter ut särskilda tecken mot exempelvis mottagarens förnamn.

Dubblettsammanslagning av privatpersoner (VME)
För produktlinjen Mäklarsystem Express finns nu en möjlighet att slå ihop dubbletter av privatpersoner. Du når funktionen Dubblettsökning via Utför på kontaktens översiktssida och det som visas är de kontakter som har liknande namn och kontaktuppgifter. Du väljer själv vilka dubbletter som ska slås samman och du kan även välja vilka namn eller kontaktuppgifter som ska gälla för kontakten. Alla kopplingar till objekt mm följer med till den nya sammanslagna kontakten. Om många kontaktuppgifter är lika så ligger dessa lite ”säkrare” dubbletter förvalda men övriga dubbletter måste du själv markera för att slå samman.

Notifiering för avböjda tips
När du skickar tips till kollega och kollegan just nu inte hinner med att följa upp tipset utan väljer att avböja så skickas nu en notifiering tillbaka till tipsaren. Notifieringen kan även fås som sms och du väljer detta under Inställningarna för notifieringar.

BUDGIVNING

Ny spekulantstatus för att Följa budgivning
För att det ska bli tydligare hur du hanterar en spekulant som enbart vill följa budgivningen utan att själv lägga bud så finns nu en spekulantstatus som heter Följer budgivning. Om SMS-budgivning är aktiverad på objektet så innehåller bud-sms inte den delen där det framgår att man kan svara på SMS:et för att lägga nytt bud. Inställningen för vilka spekulantstatusar som ska få SMS om högsta bud är justerad så att ”Deltar och Följer” är med som standardval. Det tidigare alternativet ”Alla spekulanter” är omdöpt till ”Anvisade eller högre” för att bättre beskriva vilka spekulanter som omfattas.

Dölja bud
Nu kan du hantera dolda bud som ett villkor för bud. Dolda bud förekommer då och då till exempel om en budgivare vill buda högt över högsta bud i hopp om att få skriva kontrakt direkt och göra klart affären snarast möjligt. Budhistorik på internet kommer inte att ta med dolda bud, och sms om högsta bud kommer bara att skickas till säljarna för kännedom. På flera ställen i Express där buden visas så framgår det med ett överstruket öga om ett bud är dolt. I samband med detta har vi även kompletterat buden på översiktssidan med alias och symbolen för villkor.

Spärra möjligheten att lägga bud i SMS-budgivning
Om mäklaren vill att en budgivare i en SMS-budgivning ska kontakta mäklaren vid varje nytt bud istället för att ha möjligheten att lägga egna bud är detta nu möjligt. Inställningen nås via knappen med tre prickar och budinställningar på en spekulant.


BILDHANTERING

Flera nya bildhanteringsfunktioner
Via Utför-menyn på bildsidan för ett objekt kan du nu välja att spara ned filer till disk. Du kan välja att ändra eller ta bort flera bilder samtidigt. Du kan exempelvis ändra kategorin till exteriörbild för flera bilder på en gång eller välja att radera alla bilderna på ett objekt. Om du lagt flera bilder på ”Annonseras ej” är det nu enkelt att i efterhand att byta till ”Annonseras”.

Förstorade bilder i sorteringsläget
Det finns numera bara ett sorteringsläget sedan Hemnet började visa upp samtliga bilder som är markerade för annonsering. Vi har också ökat bildstorleken vid sortering så att det ska vara enklare att se skillnad på bilder som är lika varandra. När du drar en bild från botten till toppen kommer sidan nu att autoscrolla när bilden når överkant på sidan, så att du lättare kan flytta den.

Hämta bildkopior
En väldigt användbar funktion som du också når via Utför-menyn är Hämta bildkopior. Men den kan du söka efter andra objekt som du vill kopiera bilder ifrån. Sök fram objektet, markera de bilder du vill ha och klicka på Kopiera så har du bilderna kopierade till ditt objekt!

Bildredigering
När du förhandsgranskar en bild så att den visas i stort läge kan du nu klicka på en penna i höger nederkant för att redigera bilden. Du kan då välja att rotera den så att den vänds rätt. Du kan ljusa upp den, justera kontrasten eller beskära den om du vill ta bort en mindre fördelaktig del av bilden.


KÖPARE OCH SÄLJARE

Säljarens extra kontaktperson
Extra kontaktperson finns nu för båda produktlinjerna men upplägget är lite förändrat sedan tidigare. På sidan Parter når du funktionen via Utför och menyvalet Extra kontaktperson. När funktionsytan öppnas väljer du om den extra kontakten avser en extra kontakt till Säljarna, Köparna eller är en firmatecknare eller dödsbodelägare. För Produktlinje Säljstöd finns dessutom rollerna God man och Ombud. Det nya upplägget innebär att alla varianter av extra kontakter presenteras på samma sätt på sidan Parter. I Produktlinje Mäklarsystem har tidigare dödsbodelägare och firmatecknare ”fällts ned” från själva dödsboet eller från företaget men nu är alla extra kontakter egna kort på sidan. Om du för budgivning valt att extra kontakter ska få SMS-kopia så innefattar det samtliga extra kontakter.


ÖVRIGT

Rättigheter för budgetinmatning
Rättigheten till budgetinmatning går nu att dela ut som en egen rättighet per användare. Högsta nivån innebär att användaren får rätt att mata in budget för alla användare. Nivån under avser de kontor man tillhör eller för angivna kontor. Lägsta nivån innebär att användaren får lov att se sin egen budget utan möjlighet att ändra. Det innebär att budgetinmatningskortet nu blir synligt för samtliga användare.

Rättighet för redigering av Förening
Föreningar, rätt använt, är en bra möjlighet att skapa gemensamma beskrivningar som lätt kan återanvändas och på det viset snabba upp processen med att beskriva en bostad. Det är dock viktigt att du skriver korrekt information som verkligen gäller för alla trappuppgångar i en förening, till exempel om du i någon beskrivande text skriver in att det finns hiss. För att öka kontrollen för vad som skrivs in har vi infört en särskild rättighet för redigering av föreningar. Det innebär att du som mäklare får lov att redigera dina egna föreningar men bara andras föreningar om du har rätt till det. På detta vis går det begränsa vilka som får lov att underhålla föreningsregistret och risken för felaktigheter i beskrivningarna minskar.

Fler filter i objektlistan
I objektlistan finns det nu urvalsfilter för Kommun, Uppdragstyp och Försäljningssätt

Nya filter i kontaktlistan
I kontaktlistan finns det nu filter för Kontor och Söker: Område. Det senare kan användas för att se vilka spekulanter som har ett visst sökområde i sin matchningsprofil.

Styra och ändra firmatillhörighet för objekt inklusive ny kolumn för Kontor
Från de ställen i Express där du kan skapa objekt till exempel från objektlistan eller från kundmöten, tips och leads finns nu möjligheten att styra vem som ska vara ansvarig mäklare samt vilken firma som objektet ska tillhöra. Skulle du i efterhand behöva byta kontorstillhörighet går det bra att göra detta från sidan Affären. Den kontroll som används för att byta handläggare är samma kontroll som används för att byta kontorstillhörighet.

Nya urval under kontakter för Kontorets föreningar och Kontorets långivare
För att du lättare ska kunna hitta till kontorets långivare och föreningar finns det nu två fasta urval för dessa under urvalen för kontaktlistan.

Sökfunktion för att hämta upp rätt långivare eller tillträdesplats
För att hantera problemet med långa listor med långivare till exempel för tillträdesplats eller för långivare på sidan Lån och Pant har vi ändrat så att du söker fram den långivare du är ute efter.

Objekt och kontakter öppnas som ny flik
På ett antal ställen i Express när du befinner dig i listor och vill öppna en kontakt för att läsa mer så öppnar vi nu kontakten som en ny flik i webbläsaren. Detta gäller till exempel från sidan Spekulanter och från ringlistor, när du klickar på den runda ringen med pilsymbol. Det gäller även för de objekt du vill läsa mer om när du befinner dig i dessa listor.


BESLUTSSTÖD

Fritt val av från- och tilldatum
Vi uppdaterade nyligen Beslutsstöd med en möjlighet att göra fria val av start och slutdatum vilket kan vara lämpligt om du till exempel har brutet räkenskapsår eller vill titta på data för en viss vecka. Längst upp på sidan vid årtalet finns en ny droplist där ”År och månad” är förvalt. I den listan kan du dessutom välja Fritt datumintervall, Innevarande eller Föregående månad eller vecka.


UTLAND

Stöd för valuta på sökprofilen för Utlandsobjekt
När du lägger upp en matchningsprofil för att söka objekt i utlandet kan du nu skriva in prisintervallet i det aktuella landets valuta. Beloppen räknas om med dagsaktuell kurs till motsvarande belopp och motsvarande sker också när du sätter pris på ett utlandsobjekt.

Ny snyggare karta med täckning för utland
För att få täckning för objekt i utlandet finns nu en ny karttjänst från Mapbox i Express. Kartorna från Mapbox har bra uppdaterad kartdata och täckning för hela världen, de har ett lite mer nedtonat färgschema och även satellitbilder, så vi har valt att gå över till Mapbox generellt i Express.


NYPRODUKTION

Nya funktioner för att hantera köpare och spekulanter i projekt
Det finns nu en helt ny sida benämnd Köpare där du kan få en överblick över alla köpare i projektet bl a med möjlighet att kommunicera med e-post och SMS samt exportera till Excel. Även för spekulantsidan finns nu en Excel-export.

Förbättrad objektlista
Objektlistan är nu i listform som standard och med stöd för att redigera både unika och gemensamma egenskaper direkt ifrån listan. Det finns möjlighet att redigera driftskostnader och tid och datum för tillträdet för flera objekt samtidigt.
En annan finess är att du nu kan klicka ut i högerkant i listan för att öppna ett objekt som ny flik i webläsaren. Ytterligare en efterlängtad nyhet är möjligheten att importera objekt från en Excelfil på ungefär samma sätt som du kan importera spekulanter.

Projektnamn som kolumn i objektlistan
Eftersom det är vanligt att det dröjer innan det finns gatunamn för nybyggnadsprojekt kan många gånger kolumnen Gatuadress vara helt tom och därmed inte användbar för att identifiera ett projekt i listorna i Express. För att råda bot på det finns nu Projektnamn att välja som kolumn i objektlistorna.

Hemnetannonsering för projektet
I Express för Mäklarsystem kan du nu annonsera även projektet på Hemnet. Funktionen har tidigare funnits för Produktlinje Säljstöd men är nytt för Mäklarsystem.

Länk till projektet på objekt som tillhör ett projekt
När du öppnar upp ett objekt som tillhör ett projekt så framgår det nu tydligt att det tillhör ett projekt, vilket projekt det är och med länk till projektet så att du smidigt kan ta dig till projektets översiktssida.


NYA PARTNERS
Vi utvecklar löpande nya partnerskap i Vitec Express och till denna version har vi tre nya partners. Om du är intresserad av att använda deras tjänster kontaktar du respektive partner, mer information och länkar finns nedan. Tillhör du en mäklarkedja bör du stämma av med ditt huvudkontor ang. kedjans rekommendationer.

Sweden Estate – ny marknadsplats
Sweden Estates är en ny marknadsplats som marknadsför svenska bostäder och fastigheter globalt. Sweden Estates öppnar nu även sin World Wide avdelning för utlandsobjekt.
Läs mer på http://www.swedenestates.com

MiMove – ny marknadsplats Utland
MiMove är en portal för bostäder i Spanien. MiMove som lanserades 2016 presenterar bostäder från lokala mäklare i Spanien och de mäklare som ingår i MiMoves nätverk är noggrannt kontrollerade för att säkerställa transparenta och trygga bostadsaffärer.
Läs mer på https://www.mimove.com/sv

Enspecta – Besiktning och försäkring
Enspecta är ett konsultföretag som arbetar med energi, fukt- och byggnadstekniska frågor. Företaget bildades år 2009 och har både privata och kommersiella kunder. Samtliga konsulter är utbildade ingenjörer.
Läs mer på https://enspecta.se/


NYHETER I OFFICE-VERSIONERNA
I Vitec Mäklarsystem Office version 2018.2.07 och Vitec Säljstöd Office version 8.1a har vi gjort anpassningar för Vitec Express.

 

 

NÄSTA VERSION
Nästa stora release av Vitec Express är planerad till maj 2018. Dessförinnan släpper vi troligen någon mindre release. Vi informerar som vanligt om innehållet via våra nyhetsbrev.