Nyhetsbrev från Vitec, Mäklarsystem, Maj 2018

NYHETER I VITEC EXPRESS, MAJ 2018
Maj-releasen innehåller en hel del nya förbättringar men framför allt anpassningar inför Nya Dataskyddsförordningen (GDPR) som träder ikraft den 25 maj. Vitec har tidigare skickat ut information till er om GDPR och åtgärder som vidtas. Mäklarsamfundet och FMF har även skickat ut branschriktlinjer för tillämpning av GDPR i fastighetsmäklarverksamhet. I detta nyhetsbrev beskriver vi mer detaljerat vad som är ändrat i Vitec Express.

Nyheterna nedan finns tillgängliga från och med tisdagen den 22 maj 2018.


 

GDPR – NYA DATASKYDDSFÖRORDNINGEN

Behandling av personuppgifter
När du lägger upp ny spekulant finns det fält för Info om behandling av personuppgifter samt fält för hur informationen har lämnats ut. Motsvarande fält finns när du lägger upp en ny part, på spekulantsidan och på ringlistan.
Om personen kommit in i ditt register via Intresseanmälan eller Visningsanmälan via Vitec standardbeskrivning, kommer fälten att vara ifyllda med datum och att informationen skett via Webformulär.

Tänk på att ha som vana när du pratar med en kund att berätta om att dennes personuppgifter kommer att registreras i ditt mäklarsystem.

Samtycke som rättslig grund
I de fall du har kundens samtycke som rättslig grund för att behandla personuppgifter är det viktigt att dokumentera när och på vilket sätt du informerat om behandlingen. På alla ställen där du kan redigera en kontakt finns det därför ett datumfält och en lista där du kan välja hur du informerat.

Förmedlingsuppdrag och uppdragsavtal
Vid rubriken Registrering av personuppgifter finns en ny text samt en hänvisning till bilaga. Mäklarsamfundet och FMF har tillsammans tagit fram en bilaga som ska användas i förmedlingsuppdrag/uppdragsavtal.

Det är viktigt att du läser igenom branschriktlinjerna eftersom dessa ligger till grund för hur bilagan ska användas. Bilagan är gjord som en mall för information att lämna till registrerade avseende behandling av uppgifter. I bilagan finns en del fält som du måste fylla i. Typändamål med behandlingar som är vanligt förekommande inom ramen för förmedlingsuppdraget går att finna i vägledningen avseende gallringstider. Det är viktigt att notera att dessa ändamål endast utgör typändamål och exempel på kategorier av personuppgifter och det är därför givetvis mycket viktigt att mäklarföretaget själv identifierar vilka behandlingar av personuppgifter som är aktuella, för att säkerställa att den information som lämnas till registrerade är korrekt.

VIKTIG INFO: Bilagan är alltså inte en statisk bilaga utan ska fyllas i utifrån mäklarföretagets verksamhet. För att du ska slippa att göra detta varje gång är vårt tips att någon på ditt mäklarföretag fyller i bilagan och sparar den som en pdf. Du kan sedan ladda upp den under Inställningar – dokument-distribuera pdf. Välj samtliga objektstyper. Dokumentet finns sedan under dokument.

Informationsblad köpare GDPR – branschgemensamt
Mäklarsamfundet och FMF har tagit fram ett dokument som kan användas till köparen. Läs under rubriken Förmedlingsuppdrag och Uppdragsavtal hur du bäst arbetar med dokumentet.

Informationsblad spekulant GDPR – branschgemensamt
Mäklarsamfundet och FMF har tagit fram ett dokument som kan användas till köparen. Läs under rubriken Förmedlingsuppdrag och Uppdragsavtal hur du bäst arbetar med dokumentet.

Informationsblad GDPR Vitec
Vitec har tagit fram två egna informationsblad för spekulant och säljare/köpare. Dessa är statiska d v s de kräver ingen inmatning. Det är upp till varje mäklarföretag att välja vilka dokument som ska användas. Vi vet också att många kedjor tagit fram egna dokument för integritetspolicy.

De nya infobladen är:
Informationsblad GDPR, personuppgifter spekulant – Vitec
På objektet under Dokument finns ett informationsblad ”Info, GDPR personuppgifter-spekulant”. Detta dokument kan du använda t ex om du vill maila eller skicka brev om behandling av personuppgifter. Du kan också dela ut på det visningar.
– Infoblad GDPR, personuppgifter-Vitec
På objektet under Dokument finns ett informationsblad ”Info, GDPR personuppgifter”.
Detta kan användas för att informera säljare/köpare om behandling av personuppgifter.

Registerutdrag
Registerutdrag är ett nytt dokument som du kan skapa på kontaktens dokumentsida och som sammanställer de personuppgifter som finns lagrade i systemet för en viss kund.

Godkänner marknadsföring
Vi har döpt om inställningen på kontaktkortet som idag heter ”Vill ha reklam” till ”Godkänner marknadsföring” för att den ska uppfattas som mer heltäckande. Inställningen kan sättas via Vitec Connect och det är också möjligt att sätta den via en avregistreringslänk i mailutskick. Vid utskick till flera mottagare är det förvalt att sådana mottagare inte ska inkluderas men du kan även välja om du vill ignorera det valet t ex om du behöver nå ut med kritiska saker som att en visningstid är flyttad etc.
Även vid påfyllning av kontakter till ringlistor är det möjligt att filtrera bort eller inkludera kunder som inte har godkänt marknadsföring.

Spårbarhet
Vi utökar loggningen i systemet så att fler ändringar på kontaktkortet loggas. På så vis ska du kunna spåra bättre vem som ändrat en uppgift och när. Detta gäller i synnerhet personuppgifter men den utökade loggningen täcker in ytterligare saker som t ex ändringar på sökprofiler, egendefinierade fält, uppgifter om boendet etc.

Tvåfaktorautentisering
Sedan tidigare finns möjlighet att aktivera tvåfaktorautentisering för de som önskar. Det aktiveras på begäran till Vitec och är ett bra sätt att ytterligare höja säkerhetsnivån i Express. Funktionen innebär att den som försöker logga in får en engångskod skickat till den mailadress som man loggar in med och man behöver då ha tillgång till både lösenord och det aktuella mailkontot för att kunna logga in i systemet.

Gallringsverktyg
Nytt verktyg för att kunna gallra ut eller avidentifiera privatpersoner som du inte längre har skyldighet eller rättighet att behålla. Detta är ett verktyg som kommer att kunna gallra ut och avidentifiera en stor mängd kontakter i ditt system.
De initiala gallringarna riskerar att bli otroligt omfattande och för att ni inte ska råka ut för prestandaproblem så kommer vi lägga ut detta succesivt. Vi kommer meddela er när ni får in gallringsverktyget i er miljö.

I den här releasen ligger det med en e-postmall som ni kan använda för att berätta om gallringen för era kunder samt be om eventuellt samtycke till att ligga kvar för att fortsätta ta del av era tjänster. E-postmallen heter ”Läs om hur vi behandlar personuppgifter”.

Nya e-postmallar
Vi har lagt till tre nya e-postmallar:
Bekräftelse visningsbokning – Denna används när man bokat in en person på visning. I mallen finns länk till information om GDPR.
Tack för visning – Denna mallen används efter en öppen visning. I mallen finns länk till information om GDPR.
Information om personuppgiftslagring – Denna mallen används för att informera om att kunden är lagrad i Express samt innehåller möjlighet för kunden att ge samtycke till att ligga kvar.


CRM

Intagstratten
För att kontakterna i Intagstratten på startsidan ska vara relevanta och antalet kontakter inte snabbt ska bli oöverstigligt så är röda och gula begränsade till de som är ändrade senaste halvåret. Gröna kontakter i tratten är begränsade till de som du själv har möten eller återkomster med.


DOKUMENTFÖRÄNDRINGAR

Vi har arbetat vidare med dokumentförändringar och lagt till nya dokument med anledning av Nya Dataskyddsförordningen. Du hittar alla förändringar via länken nedan. (Om inte pdf-en visas direkt i fönstret tryck F5/Uppdatera)

Läs mer om dokumentförändringar i maj-releasen »


BESLUTSSTÖD

Intagskällor
För dig som arbetar med intagskällor finns nu en särskild rapport i beslutsstöd som listar intagskällor i vald period och vad respektive källa har resulterat i för antal affärer och provision. Dessutom visas intagskälla som kolumn i de rapporter där vi presenterar statistik för enskilda objekt som exempelvis objekt i urvalet, kundmöten etc.


ÖVRIGT

Sökningen

Vi har arbetat med att förbättra sökningen på objekt och kontakter i Express.
Bland annat är det nu lättare att lägga upp nya bostadsrättsföreningar, då även Ort nu visas i sökningen.

NYHETER I VITEC MÄKLARSYSTEM OFFICE
I Vitec Mäklarsystem Office version 2018.3.04 har vi gjort anpassningar för Vitec Express bland annat nytt dokument för Hemnet.


NÄSTA VERSION
Nästa release av Vitec Express är planerad till 18 juni 2018. Inom kort släpper vi en mindre release med ytterligare anpassningar till Nya Dataskyddsförordningen. Vi informerar som vanligt om innehållet via våra nyhetsbrev.


VANLIGA FRÅGOR OCH SVAR OM GDPR

Här hittar du vanliga frågor & svar om den nya dataskydds-förordningen »