CRM i Vitec Express – DEL 1

Vad är ett CRM-system? Kortfattat kan det beskrivas som ett systemstöd för att hantera relationer både med befintliga kunder och potentiella framtida kunder. Express innehåller flera kraftfulla verktyg för att stödja mäklarens hantering av kundrelationer i alla faser av mäklarprocessen. I denna artikelserie går vi igenom del för del.

SNURR PÅ HJULEN
Vi tänker oss att mäklarprocessen lite grovt delas upp i tre faser. Den första fasen prospektering är då du arbetar aktivt för att få in nya uppdrag. Ett väl underhållet kundregister har nyckelrollen i denna fas och aktiviteterna kan t ex vara uppföljning efter visning, att följa upp tips från kollegor, att behandla leads från webben eller att du arbetar med ringlistor. I nästa fas arbetar du med själva uppdraget och behöver stöd av systemet i alla kontakter med uppdragsgivaren. Slutligen går du över i efterbearbetningen där parterna följs upp och du som mäklare knyter ihop säcken så att bägge parter blir nöjda kunder. Självklart vävs alla faser in i varandra men uppdelningen är ändå användbar som tidslinje för de olika aktiviteterna

MÖJLIGA UPPDRAG
Ett enkelt sätt att snabbt skaffa dig en överblick över dina kunder är den klassiska säljtratten. I Express kallas den populärt för Intagstratten och syns på startsidan med rubriken Möjliga uppdrag. Under prospekteringen ger den dig en uppfattning om alla potentiella kunder du möter på visningar i första hand, hur mycket du känner till om dem och i vilken utsträckning det pågår bearbetning.

Överallt runtom i Express är kundkorten färgkodade med färgerna från tratten. Rött för de kunder där du ännu inte vet om det finns ett ägt boende, gult för de där du vet att det finns ägt boende och grönt för kunder där det pågår bearbetning.

För att bli grön måste det finnas ett möte bokat med kunden, antingen framåt i tiden eller också bakåt men inte äldre än 1 år tillbaka. Det går också bra med en återkomst dvs en påminnelse till dig själv att du ska återkomma för att boka in ett kundmöte. Men en återkomst räknas bara som aktiv bearbetning om den ligger framåt i tiden.

KUNDMÖTEN, KUNDMÖTEN, KUNDMÖTEN…
Oavsett om du arbetar systematiskt med att skaffa nya uppdrag eller om du får in dina nya uppdrag löpande i alla typer av kontakter med kunderna så är kundmötet en central del i prospekteringen. Vi har därför gjort så att överallt i Express där du hittar en kund så ligger funktionen för att boka kundmöte nära till hands. I den funktionen hittar du din kalender så att du kan se när du har en lämplig lucka. Bokar du möten åt någon kollega ser du istället kollegans kalender.

I samband med att mötet bokas skapar du också lätt och smidigt det objekt som ska säljas utifrån det som finns inskrivet på kunden. Så om du arbetar utifrån kunden har du alltid mötet nära till hands – och objekt och säljare läggs upp i samma moment!